Automatizácia
CRM
Od administratívneho chaosu k 90% úspore času: Transformácia EFKA s.r.o. s TOMIA
Výzva: Keď Excel požiera váš mesiac
Keď sa na nás obrátila Monika Potfajová, riaditeľka EFKA s.r.o., trápil ju problém ktorý prenasleduje mnoho podnikateľov aj lektorov v jej fachu. Je nadšená keď učí angličtinu, ale administratíva jej zaberala príliš veľa času.
"Musela som vyhradiť až tri dni na spracovanie výkazov a faktúr. Činnosti, ktoré ma vôbec nebavili," otvorene priznala Monika pri našom prvom stretnutí.
S rastúcou firmou (7 lektorov, desiatky študentov, rôzne kurzy a sadzby) sa doslova topila v papieroch a excelovských tabuľkách.
Hneď sme identifikovali hlavné problémy:
- Až 3 dni každý mesiac venované len administratíve
- Manuálne výkazy od každého lektora v inom formáte
- Komplikované sadzby a fakturácia podľa veku a typu kurzu
S plánovaným rastom na 15 lektorov by administratíva pohltila ešte väčšiu časť mesiaca - čas, ktorý Monika potrebovala venovať skutočnému rozvoju svojho biznisu.
Naša analýza: Identifikovali sme kľúčové oblasti pre zlepšenie
Po detailnej konzultácii s Monikou a analýze jej procesov sme v TOMIA identifikovali kľúčové problémy:
- Nejednotný formát údajov - každý lektor využíval vlastný spôsob reportovania
- Časovo náročné manuálne spracovanie - kopírovanie údajov medzi viacerými tabuľkami
- Zložitý systém sadzieb - rôzne ceny podľa veku študentov a typu kurzu
- Neefektívna fakturácia - opakované manuálne vytváranie faktúr
- Zastaraný papierový systém - výrazne obmedzujúci možnosti rastu firmy
Videli sme, že tieto administratívne úkony pri siedmich lektoroch zaberali Monike až 3 dni mesačne. Bolo nám jasné, že potrebuje riešenie, ktoré jej umožní venovať tento čas dôležitejším aspektom jej podnikania.
Naše riešenie: Automatizácia na mieru
Na základe detailnej analýzy sme v TOMIA navrhli a implementovali komplexné riešenie prispôsobené špecifickým potrebám EFKA:
- Vytvorili sme jednotný systém vstupu dát - lektori teraz zadávajú údaje do štandardizovanej excelovskej tabuľky
- Implementovali sme automatické spracovanie - údaje sa jednoducho importujú do CRM systému
- Nastavili sme inteligentné vyhodnotenie - systém automaticky aplikuje správne sadzby podľa typu kurzu a študenta
- Vyvinuli sme automatizované reporty - pre prehľadnú vizualizáciu aktivít lektorov
- Zabezpečili sme automatickú fakturáciu - systém teraz sám pripraví všetky podklady
Toto riešenie umožnilo Monike razantne skrátiť čas strávený administratívou. Ako nám sama povedala: "Teraz mi stačí tieto údaje jednoducho a behom minútky skopírovať, následne to nahrám do systému a všetko sa spracuje automaticky."
Výsledky našej spolupráce: Týždeň života mesačne navyše
Implementácia nášho riešenia priniesla dramatické zlepšenie efektivity:
- Redukcia času potrebného na administratívu z 3 dní na približne 3 hodiny mesačne
- 90% úspora času - ekvivalent jedného pracovného týždňa mesačne, ktorý môže Monika venovať rozvoju biznisu
- Podpora rastu - firma aj vďaka nášmu riešeniu mohla zdvojnásobiť počet lektorov (zo 7 na 15) bez navýšenia administratívnej záťaže
- Eliminácia chýb pri spracovaní výkazov a faktúr
- Lepší prehľad o výkonnosti jednotlivých kurzov a lektorov
Najväčším prínosom nášho riešenia je práve táto výrazná úspora času. Pri rastúcom počte lektorov by administratíva bez CRM systému zaberala ešte viac času. S našim riešením zvládne Monika tú istú prácu za približne 3 hodiny mesačne.
Spätná väzba: Čo si o našej spolupráci myslí klientka
Pre nás v TOMIA je dôležité nielen dodať technické riešenie, ale aj zabezpečiť, aby mu klient skutočne rozumel a dokázal ho naplno využívať. Monika ocenila práve tento náš prístup.
Čo na našej spolupráci najviac oceňuje:
- Zrozumiteľnosť - "TOMIA dokáže vysvetliť technické veci tak, že aj netechnický typ ako ja to zvládne."
- Trpezlivosť - "Celý tím ma veľmi dobre počúval, načúval mojim potrebám a pripomienkam."
- Ľudský prístup - "Ľudskosť je v TOMIA zásadná. Keď komunikujem s ich tímom, vždy im rozumiem. Vedia to rozmeniť na drobné."
- Selektívnosť - "Nezahlcujú ma vecami, ktorým nerozumiem a ani nepotrebujem rozumieť. Vedia jednoducho vyselektovať to podstatné."
- Nové možnosti - "Vďaka tejto skúsenosti som začala viac rozumieť technickému svetu, ktorý mi bol vzdialený. Dokonca sa mi otvorili nové možnosti v mojom biznise."
"V konečnom dôsledku produkt, na ktorom sme sa na začiatku dohodli, presahuje ďaleko viac než to pôvodné zadanie. Vidím ďalšie možnosti škálovania," potvrdila nám Monika Potfajová.
Monika odporúča naše služby: Firmu TOMIA potrebuje každý.
Výsledky našej spolupráce: Týždeň života mesačne navyše
Implementácia nášho riešenia priniesla dramatické zlepšenie efektivity:
- Redukcia času potrebného na administratívu z 3 dní na približne 3 hodiny mesačne
- 90% úspora času - ekvivalent jedného pracovného týždňa mesačne, ktorý môže Monika venovať rozvoju biznisu
- Podpora rastu - firma aj vďaka nášmu riešeniu mohla zdvojnásobiť počet lektorov (zo 7 na 15) bez navýšenia administratívnej záťaže
- Eliminácia chýb pri spracovaní výkazov a faktúr
- Lepší prehľad o výkonnosti jednotlivých kurzov a lektorov
Najväčším prínosom nášho riešenia je práve táto výrazná úspora času. Pri rastúcom počte lektorov by administratíva bez CRM systému zaberala ešte viac času. S našim riešením zvládne Monika tú istú prácu za približne 3 hodiny mesačne.
Naša pokračujúca spolupráca:
V TOMIA sme hrdí na to, že naše vzťahy s klientmi nekončia odovzdaním riešenia a získaním referencie od spokojného klienta. S rastom firmy EFKA plánujeme ďalší rozvoj implementovaného systému:
- Integráciu online platieb pre študentov
- Automatické notifikácie a pripomienky pre študentov
- Rozšírené analytické nástroje pre sledovanie efektivity jednotlivých kurzov
- Mobilnú aplikáciu pre lektorov na priame zadávanie údajov
Je to aj vaša téma a radi by ste sa poradili ?
Kontaktujte nás a zistite, ako môžeme v TOMIA automatizovať aj vaše administratívne procesy.